Remote-Audits

Herausfordernde Zeiten erfordern besondere Maßnahmen. Während CoVID-19 werden alle Audits im Bereich Managementsystemzertifizierung – sofern möglich – als Remote-Audits anstatt Präsenz-Audits durchgeführt. Sie werden rechtzeitig vor dem geplanten Audittermin von TÜV AUSTRIA kontaktiert und Ihre Auditorin/Ihr Auditor stimmt sich mit Ihnen bzgl. Details zur Durchführung (inhaltlich/technisch) ab!

Wir haben die wichtigsten Fragen und Fakten für Sie zusammengefasst:

FAQs CoVID-19 Remote-Audits CERT

1. Das Audit ist in den kommenden Wochen geplant. Findet es planmäßig statt?
   Ja, seitens der Zertifizierungsstelle von TÜV AUSTRIA werden alle Termine eingehalten, finden jedoch seit März 2020 vorwiegend nicht physisch vor Ort statt, sondern werden – wie von unserer Akkreditierungsstelle (Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort) genehmigt – als Remote-Audit durchgeführt. Ihr Auditor wird Sie rechtzeitig kontaktieren und die gemeinsame Vorgehensweise/den Ablauf mit Ihnen besprechen!
    
2. Was ist ein Remote-Audit und wie wird es durchgeführt?
   Bei einem Remote-Audit wird im ersten Schritt eine sogenannte „Document Review“ durchgeführt. Hier wird bei einem telefonischen Vorgespräch besprochen, welche Dokumente zur Prüfung zur Verfügung gestellt werden und über welche technischen Möglichkeiten dies geschieht (z.B. Zugriff auf gewisse Dokumente, Zusendung von Unterlagen, etc.). Im zweiten Schritt werden die Inhalte des Audits – ähnlich wie bei einem Präsenz-Audit – nach einem Auditplan in einem persönlichen Gespräch abgearbeitet. Die Auditierung auf dieser neuen Basis wird erfahrungsgemäß nach kurzer Eingewöhnung als „normal“ empfunden.
    
3. Welche technischen Voraussetzungen werden für ein Remote-Audit benötigt? In welcher Form müssen Unterlagen vorhanden sein?
   TÜV AUSTRIA arbeitet bevorzugt mit Skype for Business. Alternativen bzw. von Ihnen bevorzugte technische Tools können in der Vorbereitungsphase in Abstimmung mit dem Auditor besprochen und deren Verwendung festgelegt werden. Alle für das Audit erforderlichen Unterlagen müssen in elektronischer Form zur Verfügung stehen und an den Auditor übermittelt/geteilt werden. Der Datenaustausch hat über verschlüsselte und gesicherte Plattformen zu erfolgen. Alle Daten werden nur von den beauftragten Auditoren abgerufen und die Datenspeicherung richtet sich nach den Auflagen der Akkreditierungsstelle.
    
4. Welche Kosten werden für ein Remote-Audit in Rechnung gestellt? Gibt es einen preislichen Unterschied, ob ein Audit vor Ort oder remote durchgeführt wird?
   Nein, ein Remote-Audit inkl. Document Review wird gesamtheitlich gesehen im gleichen zeitlichen Umfang wie ein Präsenz-Audit durchgeführt.
    
5. Auf welcher Grundlage basiert die Entscheidung, statt einem Präsenz Audit ein Remote Audit durchzuführen?
   Aufgrund der veränderten Wirtschaftssituation war es notwendig, mit unserer Akkreditierungsstelle eine rasche Umstellung von Präsenz-Audits zu Remote-Audits zu vereinbaren. Diese basiert auf einem aktuellen Leitfaden der Akkreditierung Austria „Leitfaden 41_Reaktion auf außerordentliche Ereignisse oder Umstände V01_20200312.
    
6. Mein Unternehmen möchte kein Remote-Audit, sondern ein Präsenz-Audit zu einem späteren Termin. Kann das Audit verschoben werden?
   Aktuell ist die Dauer der CoVID-19 Viruspandemie nicht absehbar, daher stellt ein Remote-Audit sicher, dass alle Zertifikate gültig bleiben und nicht auslaufen. Aufgrund unserer Buchungslage sind wir dazu angehalten, bereits vereinbarte Audittermine zu den tatsächlichen Auditterminen durchzuführen und den Modus Operandi von einem Präsenz-Audit auf ein Remote-Audit abzuändern.
    
7. Mein Unternehmen möchte heuer kein Audit durchführen. Ist das möglich?
   Trotz Krisensituation kann das Audit nicht beliebig verschoben werden, z.B. in das nächste Jahr. Nach Ablauf von Fristen würde das Zertifikat ausgesetzt werden und in weiterer Folge dessen Gültigkeit auch erlöschen. Daher raten wir von diesem Schritt ab.
    
8.  Finden ab sofort (auch in Zeiten nach der CoVID-19-Krise) nur noch Remote-Audits statt? Können wir generell auf Remote-Audits umstellen?
   Nein, das ist nicht vorgesehen. Die Durchführung als Remote-Audit muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die aktuelle CoVID-19 Viruspandemie ist seitens des zuständigen Ministeriums/Akkreditierung Austria als ausreichender Grund definiert.
    
9. Die aktuellen Einschränkungen im Wirtschaftsleben sind zeitlich derzeit nicht absehbar. Sofern ein normaler Geschäftsbetrieb inkl. Face-to-Face Kunden-/Lieferantenkontakt wieder möglich ist, findet das Audit dann dennoch als Remote-Audit statt?
   Nein, diese Ankündigung ist gültig, bis die Aufhebung der Maßnahmen durch die österreichische Bundesregierung kommuniziert wird und der Normalbetrieb von Organisationen wiederhergestellt ist. Sollte sich die aktuelle Situation bis zum  geplanten Audittermin wieder verändert haben, wird Sie Ihr Auditor persönlich darüber informieren und situationsabhängig auch ein Präsenz-Audit durchgeführt.