Ein Zertifizierungsprozess dauert in der Regel zwischen drei und fünf Wochen. Bereits bei der Planung berücksichtigen wir Ihre individuellen Anforderungen und die Dringlichkeit Ihrer Zertifizierung. Den genauen Aufwand, sowie Dauer und Kosten legen wir mit Ihnen gemeinsam vor dem Zertifizierungsprozess fest. Am Beginn jedes Zertifizierungsverfahrens steht daher ein Informationsgespräch.
1. Informationsgespräch
Bei einem unverbindlichen und kostenlosen Gespräch informieren wir Sie über die Vorgehensweise zur Erlangung Ihres Zertifikats. Weiters werden u.a. folgende Punkte geklärt:
- Grundsätzliche Voraussetzungen für eine Zertifizierung
- Ziele und Nutzen der Zertifizierung
- Abgleich der Unternehmensdaten und Festlegung des Geltungsbereiches der Zertifizierung
- Besprechung Ihrer spezifischen Anforderungen und Wünsche
- Festlegung der nächsten erforderlichen Schritte in Richtung Zertifizierung
Auf Basis dieses Informationsgesprächs erhalten Sie ein individuelles und für Ihr Hotel maßgeschneidertes Angebot.
2. Beauftragung
Sind Sie mit dem gestellten Angebot zufrieden, wird die Zertifizierungsstelle beauftragt. Nachdem Sie eine Auftragsbestätigung erhalten haben, beginnt der Zertifizierungsprozess mit einer gemeinsamen terminlichen Abstimmung mit dem/der verantwortlichen Auditor/in.
3. Voraudit (optional)
Auf Wunsch kann ein Voraudit durchgeführt werden. Dies ist aber keine notwendige Voraussetzung zur Zertifizierung.
Anhand eines gemeinsam definierten Rahmens werden spezielle hygiene- oder sicherheitsrelevante Bereiche Ihres Hotels auditiert. Dabei werden etwaige Mängel aufgezeigt. Ein Voraudit kann Ihnen auf Wunsch einen Statusbericht in Bezug auf die grundsätzliche Zertifizierungsfähigkeit oder eine Detailexpertise zu einzelnen Bereichen oder Prozessen geben. Die Auditmethodik entspricht dabei jener des Zertifizierungsaudits.
4. Übermittlung aller relevanter Unterlagen
In gemeinsamer Abstimmung werden jene Unterlagen festgelegt, die vorab zu übermitteln sind.
5. Vor-Ort-Begehung des/der Auditors/in
Der Prüfzeitraum umfasst in etwa 24 Stunden, wobei der Auditor oder die Auditorin am frühen Nachmittag des ersten Tages eincheckt und das Hotel am darauffolgenden Tag zu Mittag wieder verlässt. Bei der Begehung werden sowohl Ihren Gästen zugängliche Räumlichkeiten, als auch jene Bereiche, zu denen die Gäste keinen Zutritt haben anhand des Standards beurteilt.
Im Rahmen des Abschlussgesprächs werden Ihnen bereits das Auditergebnis sowie eventuelle Mängel bzw. Abweichungen mitgeteilt. Bei Abweichungen werden entsprechende Korrekturmaßnahmen festgelegt.
6. TÜV AUSTRIA-Zertifikat
Die tatsächliche Zertifizierung wird nach erfolgter Auditierung und Berichtslegung auf Basis des Auditberichtes durch die Zertifizierungsstelle des TÜV AUSTRIA ausgesprochen. Sind die Zertifizierungsvoraussetzungen erfüllt, steht einem rasch ausgestellten Zertifikat nichts mehr im Wege.
Ein Zertifikat wird für eine Laufzeit von 3 Jahren ausgestellt. Um die Gültigkeit des Zertifikates über die gesamte Laufzeit aufrecht zu erhalten, ist die jährliche Durchführung bzw. der jeweils positive Abschluss eines Überwachungsaudits (12 Monate und 24 Monate nach Ausstellung des Zertifikates) erforderlich.
7. Überwachungsaudits
Beim jährlich durchzuführenden Überwachungsaudit werden die Wirksamkeit und die Weiterentwicklung Ihres Qualitäts- und Sicherheitssystems stichprobenartig überprüft. Überwachungsaudits sind in Bezug auf den Auditumfang kürzer und werden von sachverständigen Auditoren/innen durchgeführt.
8. Re-Zertifizierungsaudit
Dieses muss vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats (i. d. Regel nach drei Jahren) durchgeführt werden. In einem Re-Zertifizierungsaudit (oft auch Wiederholungsaudits genannt) werden wie bei einem Zertifizierungsaudits alle Forderungspunkte stichprobenartig überprüft. Der Aufwand dieses wiederholenden Zertifizierungsverfahrens ist gegenüber einem Erstzertifizierungsverfahren verkürzt (ca. 2/3 der Auditzeit eines Erstzertifizierungsverfahrens).
Nach positiver Zertifizierungsentscheidung wird erneut ein Zertifikat mit einer Gültigkeit von drei Jahren ausgestellt, welches abermals über jährliche Überwachungsaudits bestätigt wird.
